Ein Prozess ist nicht automatisch gut automatisierbar, nur weil er häufig vorkommt. Entscheidend ist, ob Eingaben, Regeln, Ausnahmen und Zielsysteme ausreichend verstanden werden können.
1. Der Ablauf wiederholt sich
Je häufiger dieselben Schritte in ähnlicher Reihenfolge durchgeführt werden, desto eher lohnt sich eine strukturierte Analyse.
2. Daten werden manuell übertragen
Copy/Paste zwischen E-Mail, Tabellen, ERP, DMS oder Portalen erzeugt Aufwand und Fehlerpotenzial. APIs und Workflows sind meist die erste Wahl; RPA kann ergänzen, wenn Schnittstellen fehlen.
3. Regeln sind erklärbar
Wenn Mitarbeiter beschreiben können, wann ein Vorgang akzeptiert, abgelehnt oder eskaliert wird, lassen sich diese Regeln häufig technisch abbilden.
4. Ausnahmen sind sichtbar
Automation sollte Ausnahmen nicht verstecken. Ein guter Pilot definiert bewusst, wann ein Mensch übernimmt.
5. Erfolg kann gemessen werden
Vor dem Start sollten Zielgrößen wie Bearbeitungszeit, Durchlauf, Fehlerquote oder manuelle Touchpoints feststehen.
